Leadgeneratie uitbesteden, van advertentie tot getekende opdracht

Hieronder lees je wat een goede partner overneemt, wat je als bedrijf zelf blijft doen, hoe uitbesteden zich verhoudt tot alles zelf doen of aanvragen kopen, waar de kost van afhangt en hoe de eerste weken verlopen.

Waarom losse stukken zelden klanten opleveren

Bij veel bedrijven die ons contacteren, is er al van alles. Een website die een webbouwer ooit maakte, een freelancer die advertenties zet, af en toe een pakket gekochte aanvragen bij gekende leadplatformen en een verkoper die de nieuwe aanvragen uit zijn mailbox haalt als hij tussen twee afspraken tijd heeft. Elk van die stukken is op zich niet slecht.

Toch kan niemand zeggen hoeveel aanvragen er vorige maand binnenkwamen, hoeveel er gecontacteerd zijn en welke advertentie uiteindelijk een getekende opdracht opleverde. De webbouwer kijkt naar zijn site, de freelancer naar zijn kost per aanvraag en jij naar je agenda. Iedereen doet zijn deel, alleen is er niemand die naar het geheel kijkt.

Meestal loopt het mis op de momenten dat een aanvraag van het ene stuk naar het volgende moet. Als je leadgeneratie uitbesteedt, geef je dus best ook die overgangen uit handen, anders koop je enkel een beter stuk van een systeem dat nog altijd lekt.

De vier overdrachtsmomenten in je leadgeneratie

Bij elk nieuw bedrijf kijken we naar vier momenten waarop een aanvraag van hand wisselt. Op elk van die momenten kan ze blijven liggen, en voor elk moment moet duidelijk zijn wie er verantwoordelijk voor is.

1. Van advertentie naar formulier. Iemand klikt omdat de advertentie over zijn probleem gaat. Zegt de pagina daarna iets anders, of vraagt het formulier te veel of net niets, dan vult hij niets in of krijg je een aanvraag waar je niets mee kan.
2. Van formulier naar je CRM. De aanvraag moet direct op één plek terechtkomen, met de antwoorden op de kwalificatievragen en de advertentie waaruit ze komt. Een aanvraag in een mailbox die die dag niemand opent, koelt af.
3. Van je CRM naar wie contacteert. Iemand moet een melding krijgen, weten dat de aanvraag voor hem is en wat de volgende stap is. Zonder die afspraak denkt iedereen dat een collega het al gedaan heeft.
4. Van de verkoop terug naar de advertenties. Hoe elke aanvraag afloopt, als afspraak, offerte, getekende opdracht of verloren, moet terug naar wie de advertenties stuurt.

Het vierde moment wordt het vaakst vergeten. Zonder die terugkoppeling blijven de advertenties zoeken naar mensen die vlot iets invullen, ook als daar nooit een opdracht uit komt. Hoe je die terugkoppeling opzet, staat uitgelegd in de gids optimaliseren op klanten in plaats van formulieren.

Wat een partner overneemt en wat bij jou blijft

Uitbesteden werkt het best als je per onderdeel weet wie wat doet. Deze verdeling gebruiken we zelf als vertrekpunt, en je kan ze naast elk voorstel leggen dat je krijgt.

Welke antwoorden van een aanvraag een goede aanvraag maken, is voor elk bedrijf anders. Hoe je dat vastlegt, lees je in wat een gekwalificeerde aanvraag betekent.

Hoe belangrijk dat CRM wordt, zie je zodra er volume komt. Een van de cases op onze resultatenpagina is een bedrijf in containerverhuur en afvalverwerking met 3.556 aanvragen aan gemiddeld €8,07 per lead. Dat is geen voorspelling voor jouw sector, maar zo'n aantal hou je niet meer bij in een mailbox of een Excel.

Wil je enkel je advertenties op Facebook en Instagram uit handen geven en de rest zelf houden, dan lees je beter Meta Ads uitbesteden zonder de controle te verliezen.

Wat je als bedrijf zelf in handen houdt

Een partner kan zorgen dat de juiste mensen een aanvraag doen en dat die aanvraag direct bij de juiste persoon terechtkomt. Wat er daarna gebeurt, ligt bij jou, en daar wordt het meeste gewonnen of verloren.

Snel contacteren

Een spoedaanvraag contacteer je direct, al de rest binnen het uur tijdens de werkuren. Het plaatsbezoek kan dan later volgen, als de klant maar snel weet dat zijn aanvraag gezien is. Spreek af wie dat doet, en ook wie het overneemt als die persoon op een werf staat of met verlof is. Tips om sneller te reageren vind je in reactietijd op leads verbeteren.

Niet stoppen na één poging

Niet iedereen neemt de eerste keer op. Probeer het op verschillende momenten van de dag en stuur tussendoor een kort bericht met je naam en waarom je contact opneemt. Je partner kan die berichten automatisch laten vertrekken, het gesprek zelf voer je best zelf.

Je offerte toelichten in plaats van enkel mailen

Een offerte die je enkel mailt, wordt gelezen zonder dat jij erbij bent. Ga ze afgeven of overloop ze in een kort gesprek, dan hoor je welke vragen of twijfels er zijn en kan je ze direct beantwoorden. Ons advies: plan dat moment al in wanneer je de offerte belooft. Waarom offertes zo vaak stilvallen, lees je in waarom jouw leads niet converteren.

Elke aanvraag een status geven

Zet in het CRM bij elke aanvraag wat ermee gebeurd is: geen contact, afspraak, offerte, getekend of verloren, en bij verloren ook waarom. Dat duurt per aanvraag een paar klikken, en het is het enige dat je partner vertelt welke advertenties echt klanten opleveren.

Zelf in huis, uitbesteden of leads kopen

Er zijn drie gangbare manieren om aan nieuwe aanvragen te komen. Geen enkele is voor elk bedrijf de beste, en je kan ze ook combineren.

Zelf in huis is meer dan één marketeer aanwerven. Advertenties, video, pagina's, CRM en meting zijn elk een vak apart, en wie dat allemaal bij één persoon legt, hangt van die persoon af. Het kan wel, zeker als je genoeg volume hebt om een klein team bezig te houden.

Aanvragen kopen kan een goede aanvulling zijn, bijvoorbeeld om te starten of om een drukke periode op te vangen. Platformen geven aanvragen door, soms exclusief en soms gedeeld. Bij een gedeelde aanvraag wegen snelheid en prijs zwaarder. Met eigen advertenties bepaal je zelf wat je zegt en wat je vraagt, en is de aanvraag enkel voor jou. Het verschil tussen beide lees je in exclusieve leads of gedeelde leads, het echte verschil.

Wat de prijs van uitbesteden bepaalt

Bedragen zetten we hier bewust niet, want twee bedrijven in dezelfde sector kunnen een heel ander voorstel nodig hebben. Dit zijn de punten die het meeste verschil maken.

• Wat er al staat. Heb je al een CRM, een website die werkt of goed beeldmateriaal, dan moet er minder gebouwd worden.
• Hoeveel kanalen. Enkel Facebook en Instagram, of ook Google en YouTube.
• Hoeveel diensten je aanbiedt. Eén soort opdracht vraagt minder advertenties, pagina's en vragen dan vijf verschillende diensten met elk hun eigen klant.
• Hoeveel video er nodig is. Een paar korte opnames op je werf of een reeks video's die regelmatig vernieuwd wordt.
• Hoeveel opdrachten je aankan. Wie maar een paar nieuwe opdrachten per maand kan uitvoeren, heeft minder advertentiebudget nodig dan wie een verkoopteam heeft dat elke dag afspraken kan doen.

Vraag elk bureau om zijn voorstel per onderdeel op te splitsen en het advertentiebudget apart te tonen, dan kan je voorstellen eerlijk naast elkaar leggen. Welke kostenposten er zijn, lees je in wat kost een leadgeneratie bureau in België?

Reken daarna terug vanaf een getekende opdracht. Wat houd je over aan een gemiddelde klant, en hoeveel aanvragen heb je nodig om er één binnen te halen? De ROI-calculator rekent snel voor je uit of het voor jouw bedrijf kan uitkomen.

Signalen dat een bureau enkel de advertenties ziet

Een bureau dat je hele leadgeneratie wil overnemen, moet ook vragen stellen over wat er na het formulier gebeurt. Let op als je een van deze dingen merkt.

• Niemand vraagt wat een klant je oplevert of hoeveel opdrachten je per maand aankan.
• Niemand vraagt wie bij jou de aanvragen contacteert, en hoe snel.
• De aanvragen komen in een mailbox of een lijst terecht, zonder CRM en zonder status per aanvraag.
• Je mag de vragen in het formulier niet mee bepalen.
• Het rapport stopt bij het formulier en zegt niets over afspraken, offertes of opdrachten.
• Er is geen afspraak over wat je meeneemt als je stopt, zoals je contacten en de geschiedenis van je aanvragen.
• Je krijgt een volle agenda beloofd voor iemand je opvolging gezien heeft.

Tien concrete vragen om in één gesprek te zien of een bureau op klanten of op volume werkt, vind je in een advertentiebureau beoordelen op klanten in plaats van leads.

Zo verlopen de eerste weken

Hoe snel het gaat, hangt af van wat er al staat. De volgorde is wel bijna altijd dezelfde.

Voor de eerste advertentie loopt

We beginnen met een gesprek over wat je verkoopt, wie je liefste klanten zijn, in welke regio je werkt, wat een opdracht je oplevert en hoeveel werk je planning aankan. Daarna bouwen we de pagina en het formulier, zetten we de fases en meldingen in het CRM klaar en spreken we af wie nieuwe aanvragen contacteert. Voor er één euro naar advertenties gaat, sturen we een testaanvraag door het hele systeem, van de klik tot de melding bij de persoon die contacteert.

Als de eerste aanvragen binnenkomen

Zodra de advertenties lopen, komen de eerste aanvragen meestal binnen een week of twee. In die periode vragen we je om bij elke aanvraag kort te zeggen of ze goed was of niet. Zo zien we snel of de vragen in het formulier de verkeerde aanvragen tegenhouden. Zien we aanvragen die niemand contacteert, dan pakken we dat aan voor er meer budget bij komt, want anders betaal je voor aanvragen die toch blijven liggen.

Als de eerste offertes beslist zijn

Pas als er offertes getekend of verloren zijn, zie je welke advertenties klanten opleveren en welke vooral formulieren. Reken daarvoor op een paar maanden, afhankelijk van hoe lang je klanten nadenken. Vanaf dan gaat het budget naar wat werkt en gaat je rapport over afspraken en opdrachten.

Twijfels voor je uitbesteedt

“Niemand kent mijn klanten zoals ik”

Dat is ook zo, en daarom hoort die kennis in de advertenties en in het formulier. Een goede partner begint met jouw uitleg over wie je beste klanten zijn en waarom ze voor jou kiezen. Het gesprek met de klant blijft daarna bij jou.

“Ik koop nu al aanvragen, waarom zou ik iets veranderen?”

Als die aanvragen genoeg klanten opleveren aan een kost die voor jou uitkomt, hoef je niets te veranderen. Vergelijk wel wat een getekende opdracht je kost via elke bron. Heb je die cijfers niet, dan is dat al een goede reden om je aanvragen eerst in een CRM bij te houden.

“Mijn verkoper gaat geen CRM bijhouden”

Een CRM dat goed is opgezet, vraagt per aanvraag maar een paar klikken, en je verkoper krijgt er iets voor terug: een melding bij elke nieuwe aanvraag, de antwoorden op het formulier voor hij contacteert en een herinnering als een offerte te lang blijft liggen. Toon hem dat voordeel, dan gaat het een stuk vlotter.

“Wat hou ik over als ik ooit stop?”

Vraag dat vooraf. Spreek af dat je contacten, je aanvragen en de geschiedenis van wat ermee gebeurde bij jou blijven, en hoe je die meekrijgt als de samenwerking eindigt.

Wat je vandaag al kan klaarzetten

Met deze vijf dingen op papier kan je elk bureau gerichter bevragen, of je nu bij ons uitkomt of bij iemand anders.

1. Schrijf op wat je overhoudt aan een gemiddelde opdracht, na materiaal en uren.
2. Zet de aanvragen van de voorbije maanden op één lijst, met waar ze vandaan kwamen.
3. Duid aan wie bij jou nieuwe aanvragen contacteert en wie dat overneemt bij afwezigheid.
4. Vul je eigen formulier of contactpagina eens in op je gsm, zoals een klant dat zou doen.
5. Leg je openstaande offertes naast elkaar en noteer wie ze opvolgt.

Werk je in een sector waar we een eigen gids voor hebben, lees die er dan bij. Daar staat wat er in jouw sector anders is aan de advertentie, het formulier en de opvolging.

Lees ook

• Leadgeneratie in 7 stappen, van advertentie tot klant, voor wie eerst het hele systeem stap voor stap wil zien.
• Dakwerken leads krijgen voor dakrenovaties, voor dakwerkers die spoed en renovaties apart willen opvolgen.
• Zonnepanelen leads kopen of zelf opbouwen, voor installateurs die twijfelen tussen kopen en zelf opbouwen.
• Warmtepomp leads krijgen en opvolgen, voor een opvolging die weken loopt.
• Ramen en deuren leads krijgen, van opmeting tot opdracht, voor bedrijven met een lange offertefase.
• Meta Ads voor aannemers en bouwbedrijven, wat echt werkt, voor grotere verbouwingen en nieuwbouw.

Bekijk samen met ons waar je aanvragen blijven liggen